Sited nr. 128, oktober 2011
In dit nummer:
Reportage - Seminar handelseditie proefschrift Peter Horsman
Reportage - Uniek leer- en werktraject bekroond met VHIC-diploma
Aankondiging - Kom naar de Information Retrieval Day
Recensie - Archieven in transitie
i-Tems - De week van...
Gesignaleerd - Nieuws uit diverse vakbladen, e-zines en websites
Current cites - Internationale ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening
Zaalberg Antwoordt – uw digitale adviseur
Column - Ad van Heijst
Agenda - Overzicht van evenementen op het gebied van informatievoorziening
i-Facultyagenda
Colofon
Zaalberg antwoordt
Zaalberg, de elektronische consultant van VHIC. Achter Zaalberg staat een team van deskundigen, die al uw vragen over documentaire informatievoorziening kunnen en willen beantwoorden. Handig wanneer u vastloopt met een vraag, waarvoor u niet meteen een échte adviseur wilt inschakelen! Mail uw vraag naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .
Bouwvergunningen
Beste Zaalberg, volgens de selectielijst 2006 moeten ingetrokken en geweigerde bouwvergunningen met terugwerkende kracht bewaard worden. Maar tot welk jaar geld dit? Gaat het om bouwvergunningen vanaf 1996 of moeten oudere ingetrokken/ geweigerde bouwvergunningen ook nog bewaard blijven?
Dit heeft te maken met de BAG. De terugwerkende kracht voor de BAG is per 1 juli 2009 ingegaan en geldt tot en met 1992. Zie pagina 19 in dit artikel: http://bag.vrom.nl/ufc/file2/bag_sites/krista/02f8ca447146c48b31e4ffac96421bbc/ pu/Verdiepingsdocument_Processen_en_Organisatie.pdf.
De selectielijst is volgend. Het geldt vanaf 1992. Dus als u de vergunningen vanaf 1992 nog niet hebt vernietigd, dan kunt u deze opnemen in een bewaarserie. Zijn ze al wel vernietigd, dan is dat zo. U kunt nu eenmaal niet altijd rekening houden met regelgeving die met terugwerkende kracht geldt.
---
Financiering
Beste Zaalberg, bij categorie 3.15.2.2 in i-Select, Financiering huisvesting, staat dat deze stukken 30 jaar bewaard moeten blijven. Kunt u mij de reden hiervan geven?
Het gaat bij deze vraag om de financiering van huisvesting. Omdat het hierbij onder andere om Bouwvoorbereidingsbijdragen kan gaan en hier 30 jaar voor staat, is dat de bewaartermijn.
---
Richtlijnen gescande stukken
Beste Zaalberg, waar vind ik informatie over de eisen waar pdf en andere gescande stukken volgens de Archiefwet aan moeten voldoen?
In artikel 3 van de Archiefwet en in de Archiefregeling art. 17 e.v.. Het komt er op neer dat je als organisatie vaststelt aan welke eisen je documenten moeten voldoen, wat er belangrijk is aan het document om het te moeten bewaren voor de geldende termijn. Een eenvoudig voorbeeld: een scan van een document dat je een jaar moet bewaren en waarin kleur niet relevant is, zal van lage kwaliteit mogen zijn en hiervoor kan een willekeurige pdf-versie worden gebruikt. Is het een belangrijk en kleurrijk document waarbij de kleur relevant is, dan zul je een scan willen maken die van hogere kwaliteit is, en niet gemaakt is met een gratis van internet gedownloade pdf-printer waar je verder niks van weet. Kortom: je zult dan zoeken naar meer zekerheden rondom de kwaliteit van de scan.
De wet- en regelgeving biedt je vrijheid om zelf keuzes te maken, maar je moet je deze wel kunnen verantwoorden. In de richtlijnen voor vervanging, bijvoorbeeld van de provincie Zuid-Holland, vind je aanknopingspunten waar je bij het scannen rekening moet houden en welke keuzes je vast moet leggen. De provinciale inspectie en/of gemeentelijke archiefdienst hebben vast en zeker ook tips en richtlijnen.
> Terug naar inhoudsopgave
Sited nr, 128, oktober 2011