Het familiegevoel is niet veranderd
Per 15 augustus 2005 kreeg ik de eer – en de uitdaging!- om Tineke van Heijst te vervangen als officemanager bij VHIC. Het kantoor bevond zich toen nog op de 3e verdieping van de Polakweg in Rijswijk. Een heel verschil met de prachtige locatie op de Einsteinlaan waar we nu gevestigd zijn!
Mijn functie als officemanager is in 2018 uitgebreid met de coördinatie van de opleidingen binnen de VHIC Faculty. Ik plan de trainingen in met opdrachtgevers, locaties en docenten, verzorg de cursistenadministratie, beoordeel de aanmeldingen voor de leergangen en voer de intakegesprekken. Ik zorg dat de handboeken in orde zijn, breng verbeterpunten in kaart en voer die uit. Daarnaast zorg ik er samen met de directeur Faculty voor dat de certificeringen elke keer behaald worden.
Persoonlijk contact
De leukste onderdelen aan mijn werk vind ik het persoonlijke contact met de cursisten en het zorgen voor hun tevredenheid. Het geeft veel voldoening als elke cursist na afloop van hun opleiding met een diploma naar huis gaat. Het plannen en organiseren en zorgen dat alles in goede banen loopt, is ook iets wat ik graag doe, ook al geeft dit soms nogal wat uitdagingen! Ook het telkens streven naar hoe-kan-het-nog-beter vind ik erg interessant. Het is mooi om te zien hoe een quick win gelijk doorgevoerd kan worden en ook echt tot een verbetering leidt.
Van papieren organisatie naar digitale organisatie
In de afgelopen 19 jaar heb ik VHIC zien veranderen van een “papieren” organisatie naar een digitale organisatie. Offertes, correspondentie, cursusadministratie: dit alles ging nog per papieren post. Dat was dus dagelijks op weg naar huis met een stapel post langs de brievenbus! Ook de fax (wie kent dat nog?) werd nog volop gebruikt. Momenteel werken we vrijwel volledig digitaal, met een online leeromgeving en een digitale administratie. Voor mij betekent dit veel meer gemak bij de uitvoering van de werkzaamheden. Digitale cijferlijsten, online leeromgeving, offertes en opdrachten per e-mail; het bespaart allemaal veel tijd. Door de ontwikkelingen, groei en veranderingen bij VHIC blijf ik telkens uitdagingen houden in mijn functie en blijft het ook interessant.
Het familiegevoel
Ondanks dat VHIC veel ontwikkelingen en groei heeft doorgemaakt, is het familiegevoel niet veranderd. Collega’s zijn allemaal aardig, behulpzaam en staan voor elkaar klaar. We hebben regelmatig gezamenlijke lunches en bijeenkomsten. Door de korte lijnen kun je ook altijd even binnenlopen bij de directie. Omdat er soms snel geschakeld wordt, vraagt dit ook een flexibele houding van de medewerkers De nieuwe medewerkers zijn over het algemeen heel slimme, jonge mensen die weer op een andere manier naar automatisering, digitalisering, maar ook naar de wereld in zijn algemeenheid kijken. In een tijd waarin zowel de bekende als nieuwe invalshoeken van belang zijn, is het interessant om te zien hoe gesprekken over het vakgebied zich ontvouwen.