Implementatie Selectielijst 2017: handreiking en SelectTool ontwikkeld door VHIC
De selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 is sinds 1-1-2017 van kracht. Om gemeenten te ondersteunen bij de implementatie heeft VHIC in opdracht van de VNG een handreiking ontwikkeld: de SelectTool.
Procesgerichte selectie
Een document staat (bijna) nooit op zichzelf, maar maakt deel uit van een proces (of zaak) dat als geheel (inclusief alle archiefbescheiden) wordt gewaardeerd. Waar vroeger het selecteren van archiefbescheiden per taakveld gebeurde, moet dat nu gedaan worden naar het uitgevoerde proces. Procesgerichte selectie vervangt documentgerichte selectie.
Handreiking
In de handreiking leest u hoe u de nieuwe Selectielijst moet lezen en gebruiken. De handreiking geeft ook tips hoe de Selectielijst ingezet kan worden in de organisatie. De handreiking gaat in op de praktische uitwerking en implementatie van de nieuwe selectielijst.
SelectTool
De SelectTool is een gratis softwareprogramma (.exe-bestand) waarin de nieuwe selectielijst op een handige manier doorzoekbaar is. Per resultaat wordt alle essentiële informatie weergegeven. Deze tool bevat per resultaat een vergelijking met de Selectielijst 2012.
De tool heeft een drievoudige functie. In de eerste plaats geeft de SelectTool een overzichtelijke presentatie van de Selectielijst 2017 in een boomstructuur, met alle bijbehorende selectie- en procesgegevens. Ten tweede bevat de tool een koppeling met de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, actualisatie 2012 (hierna: Selectielijst 1996), waarmee de samenhang tussen de twee lijsten inzichtelijk wordt gemaakt. Tot slot heeft de SelectTool een zoekfunctie. Dit betekent dat niet alleen de Selectielijst 2017 bij elke zoekopdracht wordt geraadpleegd, maar ook de Selectielijst 1996. Zo is de Selectielijst 2017 óók te doorzoeken met de begrippen die in de Selectielijst 1996 werden gehanteerd.
Aanpassingen en terinzagelegging
Naar aanleiding van het overleg met het Nationaal Archief is een aantal aanpassingen in de ontwerpselectielijst aangebracht. In een nieuwe bijlage (7) van het ontwerp zijn deze wijzigingen op een rij gezet. De aangepaste ontwerpselectielijst 2017 is als onderdeel van de vaststellingprocedure ter inzage gelegd voor zienswijzen van burgers. Naar aanleiding hiervan kan de ontwerpselectielijst nog gewijzigd worden. De handreiking en Selecttool worden dan ook aangepast.
Meer informatie:
• Handreiking gebruik Selectielijst 2017 (pdf)
• SelectTool (NB: .exe-bestand!)
• Selectielijst versie 21 december (pdf)
• Excel-tool versie 21 december