• Header advies&uitvoering

    VHIC levert de inhoud van diverse modellen voor documentaire structuurplannen, houdt de Basis Archiefcode en de Gemeentelijke Thesaurus actueel en werkt in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten aan een nieuwe Selectielijst voor Gemeenten.

  • Header Opleiding

    “VHIC kan als enige de opleidingen leveren die wij in dit vakgebied nodig hebben.”

    - CEDEO onderzoek

  • Header Publicaties

    Roadmap voor de implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

    Met deze Roadmap voor de implementatie van de AVG biedt VHIC inzicht in de stappen die hiervoor genomen moeten worden

VHIC kenmerkt zich door full-service dienstverlening op het gebied van integraal, digitaal informatiemanagement. VHIC ondersteunt organisaties met advies, opleidingen, publicaties en producten.

VHIC heeft de expertise om organisaties zo in te richten dat er een meetbare verbetering optreedt in de informatieprocessen. Wij zorgen ervoor dat uw processen, systemen en informatiebestanden op elkaar zijn afgestemd. Zo presteert de organisatie beter, sneller en met minder kosten.

Dat doen wij samen met u.
Samen komen wij tot resultaat.


VHIC Faculty - de plaats voor een informatiemanagement- of DIV-opleiding

Een geslaagde gebruikersdag van de RecordsManagementTool

Inmiddels heeft de RecordsManagementTool (RMTool) een gebruikersgroep verspreid over heel Nederland. In elke provincie wordt er wel gebruikt gemaakt van de RMTool in verschillende branches. Een mooi gelegenheid om een dag te organiseren om de gebruikers onderling kennis te laten maken en vooral, om samen kennis te delen en te borgen. In Vlaanderen zijn deze dagen al een gewoonte en bestaat er een enthousiaste gebruikersgroep. De eerste Nederlandse gebruikersdag van de RMTool vond plaats op 9 juni in de Eenhoorn te Amersfoort. Het werd een dag waarin de mogelijkheden van de tool zichtbaar werden, nieuwe features werden getoond en vooral kennis en ervaringen werden gedeeld met elkaar.

RMTool gebruikersdag 2017 2

Ad van Heijst opende de dag door het belang van een goed gestructureerde informatiebeheerder te benadrukken. Het wordt namelijk steeds belangrijker om informatie snel en overal beschikbaar te hebben. Het begrip “Information Governance” krijgt steeds meer voet aan de grond. Bij veel organisaties zit een gedeelte van de informatie wel in daarvoor bestemde systemen, maar een groot en belangrijk deel bevindt zich bij medewerkers in mailboxen, op persoonlijke- en op gedeelde gemeenschappelijke schijven. Hoe krijgt de organisatie grip op deze informatie? Hiervoor heeft VHIC twee tools in de aanbieding: de RecordsManagementTool en de ClassiFiler/KlasseerTool. Zoals de naam al zegt zijn dit digitale gereedschappen om grip te krijgen op de informatie die nu buiten het blikveld van de informatiebeheerder valt. Zij bieden deze informatiebeheerder dan ook een nieuwe toekomst.

Joost van Koutrik, archiefinspecteur bij het Utrechts Archief, deelde zijn ervaringen met de ClassiFiler/KlasseerTool). Dit is een plug-in voor Outlook. De aanleiding voor het Utrechts Archief om de KlasseerTool te gebruiken is de ‘lawine’ aan e-mails die bij de medewerkers in de mailboxen bleven staan. Door toenemende werkprocessen en meer toezichtpunten, werd de noodzaak van digitale dossiervorming steeds groter. Met behulp van de KlasseerTool archiveert de afdeling Inspectie van het Utrechts Archief nu heel gemakkelijk e-mails, met automatisch toegekende metadata, naar een locatie op de vaste schijf, zodat het dossier volledig is en blijft. Het doel is om dit naar de gehele organisatie uit te breiden.

Vervolgens presenteerde Timo van Houdt, Adviseur & Initiator bij Kerkgeheugen, zijn ervaringen met de RecordsManagementTool. Met de RMTool is het mogelijk mappenstructuren te ontwerpen en uit te rollen, audits uit te voeren en ook wordt de tool gebruikt voor de ingest van archiefmateriaal. Zo krijgt de informatiebeheerder zicht op de hoeveelheid documenten in diverse mappen, de map- en documentnamen en de conformiteit hiervan aan de afspraken binnen de organisatie, kunnen dubbele documenten worden opgespoord en verwijderd; zelfs conceptdocumenten zijn hiermee te selecteren. Met de RMTool zorgt Kerkgeheugen ervoor dat onder andere de informatieveiligheid vergroot wordt: er staat minder informatie op lokale pc’s en in gezamenlijke, privé- of zakelijke mailboxen. Maar ook draagt de RMTool bij aan het digitale archief van Kerkgeheugen, doordat dossiers van aangesloten kerkgenootschappen geschoond en geordend worden opgeslagen in een digitaal duurzaam archief.

In de middag maakten de aanwezigen kennis met de Belgische tak van VHIC. Karel van de Mieroop deelde ervaringen en ontwikkelingen in Vlaanderen. Met zo’n twintig klanten groeit de gebruikersgroep van de RMTool hier gestaag. Karel deelde de meest gebruikte functies van de RMTool in Vlaanderen en gaf praktische tips van organisaties die in Vlaanderen met de RMTool werken.

Als afsluiter demonstreerde Filip Boudrez de nieuwe functies van de RMTool. Bestaande functionaliteiten werden uitgebreid en nieuwe functies toegevoegd. Leidraad voor de doorontwikkeling zijn de gebruikersfeedback en het toenemende gebruik van de RMTool als pre-ingesttool voor digitale depots. Veel van de noviteiten hebben dan ook betrekking op het registreren van metadata en het indexeren van die metadata, zodat dossiers en documenten geautomatiseerd toegankelijk kunnen worden gemaakt. Voor dit laatste presenteerde Filip tot slot ook een nieuwe tool: de RMT-ZoekTool. Hiermee kunnen organisaties die (nog) niet over een archiefbeheerssysteem dossiers en documenten zoeken die met de RMTool op de archiefserver worden bewaard. Zo heeft de tool nu een uitgebreide metadatafunctie, waarin elk metadataschema (zoals het informatiemodel TMLO) kan worden geplaatst. Mark Rijpkema en Peter den Dulk presenteerden de nieuwe helpdesk die voor de tool is ingericht, de nieuwe opleidingen en de gebruikersgroep.

De dag werd informeel afgesloten met een hapje en een drankje, waarbij nog nagepraat kon worden over de ervaringen en ideeën uitgewisseld werden over het toekomstige gebruik van de nieuwe digitale gereedschapskist voor de informatiespecialist, die VHIC met toenemend succes op de markt brengt.