De pen van VHIC – Wat zijn onze archiefbescheiden en hoe vinden we het terug: alleen DIV weet het antwoord!
Mijn carrière in het vakgebied van de documentaire informatievoorziening begon heel lang geleden bij een ministerie. Op een dag kreeg ik het verzoek om het archief van een bepaalde afdeling te bekijken en een oplossing te verzinnen om de toegankelijkheid van dat archief (die blijkbaar nogal te wensen overliet) te verbeteren.
Toegankelijkheid van informatie
Een wat oudere DIV-medewerker (ik schat dat hij rond de zestig was) zwaaide daar de scepter. Bij binnenkomst zag ik een gigantische hoeveelheid hangmappen, ogenschijnlijk zonder enige structuur. Op de vraag hoe hij wegwijs kon worden in deze chaos van dossiers vertelde hij me dat hij eenvoudigweg ‘de ABC-methode’ hanteerde. Ik had daar (natuurlijk) nog nooit van gehoord. “Het is vrij makkelijk hoor”, zei hij. “Alles wat hier staat heeft op enigerlei wijze te maken met correspondentie. A staat dan voor Algemene correspondentie, zeg de verzameldossiers, B voor Bijzondere correspondentie, de dossiers op naam, C is de correspondentie die ik nog moet uitzoeken!”
Dit antwoord werkte bij mij nogal op de lachspieren. Het probleem was dat niemand anders dan de bewuste man zelf wist hoe je dossiers kon terugvinden. Met zijn eigen, op basis van ervaring gehanteerde logica wist hij feilloos de gevraagde dossiers op te hoesten. Toegankelijkheid van informatie, daar draait het in ons vakgebied om.
Dat documenten zonder veel moeite teruggevonden kunnen worden en daarbij kunnen worden geïnterpreteerd (dus zorgen voor context) is een van de belangrijkste pijlers van goed informatiemanagement.
Toegankelijkheid is in de digitale wereld (oftewel duurzaam digitaal bewaren) wellicht nog belangrijker dan in de papieren wereld. Iedereen weet dat het moeilijker kan zijn om een digitaal document op de vaste schijf terug te vinden dan een papieren document in een archiefkast. Alle mooie technische voorzieningen zoals (slimme) zoekmachines geven niet voldoende garantie om informatie terug te vinden.
Documenten gebonden aan de werkprocessen.
Om te kunnen garanderen dat digitale informatie voldoende inhoudelijk toegankelijk is – d.w.z. dat niet alleen een enkel document kan worden teruggevonden maar dat ook de context met andere documenten (het dossier) duidelijk is – is het noodzakelijk om ordening of structuur aan te brengen in deze informatie. Met behulp van een op de werkprocessen gebaseerde ordeningsstructuur kan dit worden bereikt en kunnen processen op basis van documenten worden gereconstrueerd. Informatie moet om voldoende toegankelijk te zijn dus altijd gestructureerd worden bewaard.
Techniek is niet leidend
Maar de primaire vraag ‘wat zijn eigenlijk onze archiefbescheiden?’ leidt meteen al binnen menige organisatie tot verwarring. In veel overheidsorganisaties bestaat namelijk nog steeds onduidelijkheid over wat archiefbescheiden precies zijn en wat de exacte reikwijdte is van het begrip archiefbescheiden.
Door deze onduidelijkheid bestaat het gevaar dat een groot deel van de informatie buiten het zicht om van de archief- of informatiespecialist (en daarmee eigenlijk van de organisatie) wordt beheerd. Tegenwoordig wordt, bij het bedenken van oplossingen om informatie zo goed mogelijk te beheren, (te) vaak gedacht dat de techniek het wel ‘even’ oplost. Men denkt dus graag in termen van mooie en handige tooltjes en systemen (de middelen dus), het terrein van de ICT’er.
Essentiële (en strategische) vragen als welke documenten gerekend moeten worden tot archiefdocumenten (records), op welke wijze de informatie toegankelijk gemaakt moet worden en wat er met al die informatie op de langere termijn dient te gebeuren (selectie en vernietiging), kunnen eigenlijk alleen door DIV worden beantwoord.
Sowieso speelt de informatiespecialist, in vergelijk tot de ICT’er, binnen de organisatie nog teveel een ondergeschikte rol als het gaat om het nadenken over organisatorische en strategische vraagstukken rondom het beheer van overheidsinformatie.
Bij het beantwoorden van belangrijke vragen zoals hierboven beschreven zou het goed zijn (en dit is zeer zeker ook in het belang van de organisatie) als de archiefspecialist meer zijn rol zou opeisen!
De pen van VHIC geef ik dan ook graag door Peter Diebels, provinciearchivaris bij de Provincie Zuid-Holland.
Auetur: Peter Brand (zelfstandig informatieadviseur)
Loopt u vast of heeft u een vraag die te groot is om zelf op te lossen?
Stel dan uw vraag aan Zaalberg, onze gratis digitale adviseur. Of bekijk eerder beantwoorde vragen over allerlei onderwerpen afkomstig van uw vakgenoten.