• Header advies&uitvoering

    VHIC levert de inhoud van diverse modellen voor documentaire structuurplannen, houdt de Basis Archiefcode en de Gemeentelijke Thesaurus actueel en werkt in opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten aan een nieuwe Selectielijst voor Gemeenten.

  • Header Opleiding

    “VHIC kan als enige de opleidingen leveren die wij in dit vakgebied nodig hebben.”

    - CEDEO onderzoek

  • Header Publicaties

    Recensie in vakblad Od van de Roadmap digitaal informatiebeheer:

    "Een messcherpe analyse van de problematiek in veel organisaties"

VHIC kenmerkt zich door full-service dienstverlening op het gebied van integraal, digitaal informatiemanagement. VHIC ondersteunt organisaties met advies, opleidingen, publicaties en producten.

VHIC heeft de expertise om organisaties zo in te richten dat er een meetbare verbetering optreedt in de informatieprocessen. Wij zorgen ervoor dat uw processen, systemen en informatiebestanden op elkaar zijn afgestemd. Zo presteert de organisatie beter, sneller en met minder kosten.

Dat doen wij samen met u.
Samen komen wij tot resultaat.


VHIC Faculty - de plaats voor een informatiemanagement- of DIV-opleiding

Landelijk project uniforme selectielijst woningcorporaties


Sluit nu aan en bespaar in opslag, tijd èn kosten

Op dit moment bestaat er geen uniforme selectielijst voor de archieven van woningcorporaties. VHIC gaat deze selectielijst voor woningcorporaties vervaardigen. De taken van woningcorporaties zijn immers gelijk en resulteren in vergelijkbare werkprocessen. Ook geldt voor alle woningcorporaties dezelfde wet- en regelgeving. Bovendien levert een gezamenlijke aanpak een breed draagvlak op voor de selectielijst en worden de kosten voor de ontwikkeling gedeeld.

Projectaanpak

VHIC zal een projectgroep formeren, bestaande uit een selectie van medewerkers en adviseurs van deelnemende woningcorporaties. De selectielijst wordt door VHIC opgesteld met instemming van de projectgroep en na een inspraakronde van alle deelnemende organisaties. De concept selectielijst zal vervolgens worden besproken met het Nationaal Archief. Hier op volgend wordt een definitief concept afgestemd en in november zal de definitieve vaststelling plaatsvinden. Na vaststelling vindt een instructiemiddag plaats waar de selectielijst bekend wordt gemaakt en waarin het gebruik wordt uitgelegd. Per 1 januari 2016 zal de uniforme selectielijst voor woningcorporaties in werking treden. Na deze datum zal VHIC nog vijf jaar lang de selectielijst actualiseren (bijvoorbeeld n.a.v. wijzigingen in wet- en regelgeving).

Kosten

Wanneer u nu instapt in het project heeft u invloed op de samenstelling van de selectielijst én bespaart u kosten. Deelname per woningcorporatie bedraagt € 1500,- (excl. BTW) te betalen in twee termijnen: € 500,- bij aanvang van het project en € 1000,- na oplevering van de uniforme selectielijst. Bovendien houdt VHIC voor dit bedrag de selectielijst de komende vijf jaar actueel op basis van bijv. wijzigingen in wet- en regelgeving. Met andere woorden: voor de prijs van twee dagen consultancy hebt u een uniforme selectielijst, waarvan de actualiteit voor vijf jaar wordt gegarandeerd! Stapt u na 1 september in dan bedragen de kosten € 2.500,- (excl. BTW).

Waarom VHIC?

  • VHIC heeft ruime ervaring met en kennis van de werkprocessen van woningcorporaties en de voor hen geldende wet- en regelgeving.
  • VHIC ontwikkelde al meerdere instrumenten (waaronder selectielijsten) voor verschillende doelgroepen waaronder de model-selectielijst voor hbo-instellingen, het model-documentair structuurplan voor gemeenten, een model-documentair structuurplan voor Woningcorporaties en, in opdracht van de VNG, de nieuwe selectielijst voor Nederlandse gemeenten en intergemeentelijke organen.
  • VHIC zal de selectielijst gedurende vijf jaar onderhouden. De kosten hiervan zijn in het project meegenomen.

Aanmelden

Inschrijven voor dit project kan nog tot 1 september, daarna zal het project van start gaan. Aanmelden kan via het inschrijfformulier. Op het inschrijfformulier kunt u aangeven of u wel of niet deel uit wilt maken van de projectgroep.

Veelgestelde vragen

Zijn er voldoende aanmeldingen om het project te laten starten?

Ik wil graag zitting nemen in de projectgroep is dit nog mogelijk en hoe meld ik mij hiervoor aan?

Wat wordt van mij verwacht als ik zitting neem in de projectgroep? Hoeveel tijd gaat mij dit ongeveer kosten?

Geldt de uniforme selectielijst zowel voor fysieke als voor digitale archieven?

Ik wil wel mee doen aan het project maar niet deel nemen in de projectgroep is dit mogelijk?

Wat zijn de kosten als ik op een later tijdstip bij het project aan wil sluiten?

Wat is de toegevoegde waarde van een gezamenlijke aanpak?

Waarom is VHIC de juiste partij om deze selectielijst te ontwikkelen?

Wat is de rol van het Nationaal Archief in het project?

Wanneer wordt de selectielijst opgeleverd?

Waarvoor dient het voorschot van 500 euro voorafgaand aan het project moet worden betaald?

Waarom is er een verschil in prijs tussen nu instappen en na 1 september instappen?

Antwoorden op de veelgestelde vragen

 

Zijn er voldoende aanmeldingen om het project te laten starten?

We hebben inmiddels voldoende aanmeldingen ontvangen om het project te starten. Dit betekent dat wij deze zomer een projectgroep zullen samenstellen en zullen werken aan het eerste concept van de selectielijst. Er zijn nog plaatsen beschikbaar in de projectgroep.

Ik wil graag zitting nemen in de projectgroep is dit nog mogelijk en hoe meld ik mij hiervoor aan?

Aanmelden voor de projectgroep is nog mogelijk. Wanneer u uw organisatie aanmeldt voor het landelijke project selectielijst woningcorporaties kunt u op het inschrijfformulier aanvinken dat u graag deel wilt uitmaken van de projectgroep. Ook kunt u zich voor de projectgroep aanmelden door een email te zenden naar kcc@vhic.nl.

Wat wordt van mij verwacht als ik zitting neem in de projectgroep? Hoeveel tijd gaat mij dit ongeveer kosten?

Dit kost slechts beperkte tijd: het doorlezen van de selectielijst, het eventueel aanbrengen van aanvullingen en eventueel het deelnemen aan een afstemmingsvergadering. U heeft echter wel zelf inspraak op het proces!

Geldt de uniforme selectielijst zowel voor fysieke als voor digitale archieven?

De selectielijst die wij ontwikkelen geeft per werkproces aan welke zaken bewaard dienen te worden en voor welke termijn. Vervolgens kunt u op basis van deze lijst legitiem de documenten vernietigen die niet meer nodig zijn en voorkomt u dat informatie te snel wordt vernietigd. De selectielijst is toepasbaar op zowel de fysieke als op de digitale archieven, hierin wordt geen onderscheid gemaakt. Het enige verschil dat er is, is de manier waarop de documenten uiteindelijk zullen worden vernietigd of moeten worden bewaard.

Ik wil wel mee doen aan het project maar niet deel nemen in de projectgroep is dit mogelijk?

Het is mogelijk om aan dit project deel te nemen zonder een actieve bijdrage te leveren door bijvoorbeeld zitting te nemen in de projectgroep. U krijgt dan gedurende het project wel de concept selectielijst toegezonden waar u, indien u dit wenst, vragen over kunt stellen of commentaar op kunt geven. Ook dit is niet verplicht. Aan het einde van het project ontvangt u nog steeds de uniforme selectielijst voor woningcorporaties die is besproken met het Nationaal Archief.

Wat zijn de kosten als ik op een later tijdstip bij het project aan wil sluiten?

Wanneer u zich na 1 september 2015 voor het project aanmeld bedragen de kosten € 2500 euro excl. BTW. Ook is het op een later tijdstip niet meer mogelijk om inspraak te hebben in de samenstelling van de selectielijst. Ook deelname aan de projectgroep is na 1 september niet meer mogelijk.

Wat is de toegevoegde waarde van een gezamenlijke aanpak?

Op dit moment bestaat er geen uniforme selectielijst voor de archieven van woningcorporaties. VHIC wil deze selectielijst voor woningcorporaties vervaardigen. De taken van woningcorporaties zijn immers gelijk en resulteren in vergelijkbare werkprocessen. Ook geldt voor alle woningcorporaties dezelfde wet- en regelgeving.

Een uniforme selectielijst maakt het voor u mogelijk om de verantwoording over het handelen van uw organisatie beter in te richten. Het proces van selectie en vernietiging van afgehandelde documenten en zaken wordt eenvoudiger en heeft een legitieme basis. Bovendien levert een gezamenlijke aanpak een breed draagvlak op voor de selectielijst en worden de kosten voor de ontwikkeling gedeeld.

Eénmalig wordt alle bestaande wet- en regelgeving doorgenomen op bewaarcriteria. Door deze in een handzaam uniform formaat te presenteren, kunnen wijzigingen snel worden doorgevoerd op een uniforme wijze. Zo is het mogelijk de lijst snel te actualiseren. Op dit moment maken woningcorporaties zelfstandig hun selectielijsten of laten dit doen door adviesbureaus. Dit traject is arbeidsintensief en kost daarom veel arbeid= geld. Een gezamenlijke aanpak verdeelt de kosten over de deelnemers.

Opgestelde lijsten verliezen gaandeweg hun actualiteit, waardoor de kans bestaat dat documenten te lang worden bewaard of te vroeg worden vernietigd.

Waarom is VHIC de juiste partij om deze selectielijst te ontwikkelen?

VHIC ontwikkelde al meerdere instrumenten (waaronder selectielijsten) voor verschillende doelgroepen op het gebied van informatiemanagement en heeft ruime ervaring met de werkzaamheden van woningcorporaties. VHIC is betrokken bij het opstellen van de nieuwe selectielijst voor de Nederlandse gemeenten en intergemeentelijke organen; ook stelden wij een model-selectielijst voor hbo-instellingen op.

Daarnaast heeft VHIC ruime ervaring met en kennis van de werkprocessen van woningcorporaties en de voor hen geldende wet- en regelgeving doordat wij een model-documentair structuurplan voor woningcorporaties ontwikkelden. Eventuele referenties zijn op aanvraag beschikbaar.

Wat is de rol van het Nationaal Archief in het project?

Het Nationaal Archief heeft zich bereid verklaard om de Selectielijst te becommentariëren en te beoordelen in relatie tot de selectielijsten die voor andere doelgroepen worden vervaardigd, zoals gemeenten, waterschappen, rijksinstanties e.d. Hiermee wordt een begin gemaakt met de zogenaamde ketenaanpak van informatie.

Wanneer wordt de selectielijst opgeleverd?

Het ontwikkeltraject wordt gestart in de zomermaanden juli en augustus. In september zal een eerste inspraakronde plaatsvinden gevolgd door de beoordelingsgesprekken door het Nationaal Archief in oktober. In diezelfde maand zal het definitieve concept worden afgestemd zodat de definitieve vaststelling plaats kan vinden in november. Per 1 januari 2016 zal de uniforme selectielijst voor woningcorporaties in werking treden. De komende vijf jaar zal VHIC de selectielijst blijven actualiseren bijvoorbeeld op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving.

Waarvoor dient het voorschot van 500 euro voorafgaand aan het project moet worden betaald?

Het voorschot dient om de opstartkosten van het project te kunnen dekken; het opstellen van het eerste concept van de archiefselectielijst voor woningcorporaties, de toetsing door de projectgroep bestaande uit deelnemende woningcorporaties, waarbij het eerste concept is aangepast aan de opmerkingen van de deelnemers, die is besproken met het Nationaal Archief en waarin alle commentaren zijn verwerkt.

Bij oplevering van de selectielijst wordt het resterende bedrag gefactureerd. In de totale kosten is het actualiseren van de selectielijst over de komende vijf jaar opgenomen. Met andere woorden: voor de prijs van twee dagen consultancy hebt u een uniforme selectielijst, waarvan de actualiteit voor vijf jaar wordt gegarandeerd.

Stapt u na 1 september in dan bedragen de kosten € 2.500,- (excl. BTW).

Waarom is er een verschil in prijs tussen nu instappen en na 1 september instappen?

Woningcorporaties die zich in de ontwikkelfase aansluiten bij het project betalen een prijs van 1500 euro tegenover 2500 euro voor woningcorporaties die pas instappen als het product al gereed is. Reden hiervoor is dat we organisaties die nu instappen willen belonen omdat zij vanaf het begin deelnemen en we een basisgroep nodig hebben om het project te kunnen starten (om de ontwikkelkosten te kunnen dekken). Een bijkomend voordeel van het vroeg instappen in dit project is dat deze organisaties ook invloed hebben op de samenstelling van de lijst. Wanneer op een later moment wordt ingestapt is dit laatste niet meer mogelijk.